CRM Entegrasyonu Nedir, Nasıl Yapılır?

En çok kurulan üç bağlantı, büyük CRM'lerin kendi dokümanlarında adı geçen hazır yeteneklerdir. Yani her biri için sıfırdan yazılım geliştirmek gerekmez.

HubSpot'un dokümanına göre kanal bağlandıktan sonra o numaraya gelen mesajlar WhatsApp uygulamasında değil HubSpot gelen kutusunda görünür ve kişisel WhatsApp hesabı bağlanamaz, Business hesabı şarttır. Kanalın teknik olarak desteklenmesi onaysız toplu mesaj gönderilebileceği anlamına gelmez: HubSpot rıza toplamak için ayrı bir doküman yayımlıyor ve Meta'nın WhatsApp Business kuralları geçerlidir. Kanalın kendisi WhatsApp Business API nedir sayfasında anlatılıyor.

ERP ile CRM ve muhasebe ile CRM bağlantıları ise kutudan çıkan bir özellik değildir, karşı sistemin API'sine göre kurulur. Bizim entegrasyon deneyimimiz Logo, Netsis, Mikro, Paraşüt, DİA, Shopify, WooCommerce ve Trendyol tarafındadır.

Bağlantının üç parçası var. API, karşı sistemin dışarıya açtığı arayüzdür: kayıt oluşturmak, güncellemek ve okumak buradan yapılır. Webhook ise ters yöndür: olay gerçekleştiğinde karşı sistem veriyi sizin belirlediğiniz adrese gönderir. Otomasyon araçları olayı beklemek yerine karşı sistemi belirli aralıklarla da yoklayabilir; Zapier'ın fiyat sayfasındaki tabloya göre yoklama sıklığı ücretsiz planda 15 dakika, Professional'da 2 dakika, Team ve Enterprise'da 1 dakikadır.

Alan eşleme (field mapping) kolay atlanan bir kısımdır: formdaki "firma" hangi CRM alanına yazılacak, telefon hangi biçimde saklanacak, kaynak bilgisi nereye düşecek. Eşleme tablosu baştan yazılmazsa veri CRM'e girer ama raporlanamaz.

• Zorunlu alanları belirleyin: kayıt hangi alanlar boşken açılmasın.
• Biçim kurallarını yazın: telefon, vergi numarası, tarih.
• Kaynak alanını mutlaka doldurun, yoksa hangi kanalın iş getirdiği ölçülemez.
• Rıza bilgisini taşıyın: HubSpot form dokümanında bunun için ayrı bir alan var.

Aynı kişi iki kez kaydedilirse satış ekibi iki kez arar, raporlar şişer. Çift kaydın bir kaynağı, eşleştirme kuralının tanımlanmamış olmasıdır: sistem gelen veriyi mevcut kayıtla hangi alandan eşleştireceğini bilmez.

• Benzersiz bir anahtar seçin: örneğin e-posta adresi ya da vergi numarası.
• Akışa "önce ara, bulursan güncelle, bulamazsan oluştur" adımını koyun.
• Akışın yeniden çalıştırılması durumunu düşünün. Zapier'ın yardım sayfasına göre bir Zap tamamen yeniden çalıştırıldığında daha önce başarılı olmuş adımlar tekrar koşar ve tekrar task harcar.
• Toplu aktarımlarda her veri paketinin ayrı işlendiğini unutmayın: Make'in dokümanına göre her paket kendi modül koşusunu tetikler.

Her CRM belirli bir sürede kabul ettiği istek sayısını sınırlar. Toplu aktarımda ve sık çalışan akışlarda ilk duvar burasıdır. HubSpot'un geliştirici dokümanındaki sınırlar, özel dağıtımlı uygulamalar için şöyle:

Dokümanın açıklamasına göre saniyelik patlama sınırı her uygulama için ayrı işler, günlük sınır ise aynı hesaptaki bütün uygulamalar arasında paylaşılır ve sınır aşılınca çağrılar 429 hatası döner.

Zoho CRM sınırı kredi olarak sayıyor ve 24 saatlik pencerede ölçüyor: ücretsiz sürümde 5.000 kredi ve 5 eşzamanlı çağrı, ücretli sürümlerde 50.000 kredi artı kullanıcı lisansı başına ek kredi. Üst sınır Standard'da 100.000, Professional'da 3.000.000, Enterprise'da 5.000.000 kredi. Salesforce'un geliştirici dokümanına göre ücretli sürümlerde 24 saatte 100.000 isteklik bir taban ve lisans başına 1.000 ek istek veriliyor, günlük sınır yumuşak sınır olarak çalışıyor; bu rakamları doğrudan doküman sayfasından teyit edemedik, kullanmadan önce sayfayı açıp tabloyu görmenizi öneririz.

Teknik iş kısa, karar kısmı uzundur. Kurulumdan önce netleşmesi gerekenler:

1. Hangi sistem ana kayıt tutacak, çakışmada hangisi haklı sayılacak.
2. Alan eşleme tablosu: hangi alan nereye, hangi biçimde.
3. Benzersiz anahtar ve eşleştirme kuralı.
4. Hata durumunda bildirim kime gidecek.
5. Beklenen istek hacmi, karşı sistemin limitine sığıyor mu.
6. Kişisel veri işleniyorsa rıza ve aydınlatma tarafı nasıl kurulacak.

Son maddeyi atlamayın: CRM'e kişisel veri yazıyorsunuz, bu yüzden KVKK yükümlülükleri sürer. Web sitesi tarafındaki yükümlülükleri KVKK web sitesi zorunlulukları sayfasında topladık. Kendi durumunuz için avukatınıza danışın.

Vera Bilişim mevcut e-tablo, e-posta, CRM ve muhasebe araçlarının birbirine bağlanmasını kapsam içinde tutuyor. Mevcut ERP, CRM ve e-ticaret altyapınızı değiştirmeden üzerine bir yapay zeka katmanı kurulması ayrı bir başlık: özel AI entegrasyonları. Fiyat kapsam keşif görüşmesinde belirlenir ve teklifte kalem kalem yazılır.