İş Otomasyonu Örnekleri: Somut Senaryolar

Teklif formu gelir, kimse görmez, iki gün sonra fark edilir. Aşağıdaki iki akış bu boşluğu kapatır.

İkinci akış üç büyük CRM'de hazır özellik olarak duruyor. HubSpot'un form dokümanına göre form gönderim verisi Forms API üzerinden CRM'e yazılabilir ve aynı doküman rıza bilgisinin işaretlenmesi için ayrı bir alan kullanıldığını söyler. Salesforce'un kendi yardım dokümanında Web-to-Lead, web sitesinden lead (potansiyel müşteri) üretmek için resmi bir özelliktir. Zoho CRM'in ürün sayfasına göre Web Forms, ziyaretçinin bilgisini doğrudan CRM'e alır ve kural bazlı olarak bir satış temsilcisine atar.

Alan eşleme ve çift kayıt tarafı için CRM entegrasyonu nedir sayfasına bakın.

Vadesi geçen faturanın peşine düşmek, unutulduğunda doğrudan nakit akışına yazılan bir iştir. Akışın iskeleti sade:

• Tetikleyici: fatura vade tarihinin gelmesi ya da geçmesi.
• Koşul: o faturaya karşılık gelen tahsilat kaydı yoksa devam et.
• Eylem: müşteriye hatırlatma yollanır, aynı anda muhasebe sorumlusuna bildirim düşer.
• Onay adımı: ikinci hatırlatmanın metni ya da gönderimi kişi onayına bağlanabilir.

Bu akışın iki yerde kesişme noktası var. Hatırlatma ödeme bağlantısı taşıyacaksa tahsilat altyapısına, online tahsilat sistemi tarafına bakmak gerekir. Hatırlatma pazarlama mesajına dönüşürse konu ticari elektronik ileti mevzuatına girer.

Pazartesi sabahı üç ayrı dosyadan elle rapor çıkarmak klasik bir otomasyon adayıdır. Tetikleyici bir olay değil, saattir.

Burada bir maliyet tuzağı var. Make'in kendi yardım sayfasına göre modüller her veri paketini ayrı işler, yani her satır kendi modül koşusunu tetikler ve ayrı operation harcar. Aynı sayfaya göre tetikleyici modüller istisnadır: kaç satır getirirse getirsin yalnız bir kez koşar. Yüz satır işleyen bir modül, sayaçta yüz operation olarak görünür. Sayaç birimlerinin karşılaştırması Zapier, Make ve n8n farkı sayfasında.

Raporun kendisi panele dönüşecekse iş zekası ve raporlama tarafı devreye girer.

Stok uyarısı, koşulun en net olduğu akıştır: bir sayı eşiğin altına düşer, bildirim gider. Onay akışı ise tersidir, akış bilerek durdurulur ve bir kişinin kararını bekler.

• Stok uyarısı: tetikleyici stok adedinin eşiğin altına inmesi, eylem satın alma sorumlusuna bildirim ve sipariş taslağı.
• Onay akışı: tetikleyici belirli tutarın üzerinde bir talep, eylem yöneticiye onay isteği, onay gelirse akış devam eder.

Stok ve fiyat verisi birden çok kanala gidiyorsa konu besleme dosyalarına bağlanır. XML stok ve fiyat entegrasyonu ile pazaryeri entegrasyonu sayfaları bu tarafı anlatıyor.

Mesajlaşma kanalı da akışın bir ucu olabilir. HubSpot'un kendi bilgi merkezine göre bir WhatsApp Business hesabı conversations gelen kutusuna kanal olarak bağlanabilir; bağlandıktan sonra o numaraya gelen mesajlar WhatsApp uygulamasında değil HubSpot gelen kutusunda görünür ve kişisel WhatsApp hesabı bağlanamaz. Zoho CRM'in dokümanına göre WhatsApp for Business entegrasyonunda hazır şablonlarla yanıt verilebiliyor ve iş akışı kuralına bağlı otomatik WhatsApp bildirimi destekleniyor.

Kanalın teknik olarak desteklenmesi, onaysız toplu mesaj gönderilebileceği anlamına gelmez. HubSpot bu konuda rıza toplama için ayrı bir doküman yayımlıyor ve Meta'nın WhatsApp Business kuralları geçerliliğini korur. Kanalın kendisi için WhatsApp Business API nedir ve WhatsApp otomatik cevap sayfalarına bakabilirsiniz.

Listeden akış seçilmez, kendi haftanızdan seçilir. Bir hafta boyunca aynı ekranı kaç kez açtığınızı ve aynı metni kaç kez yazdığınızı not etmek yeterlidir. En sık tekrarlayan üç işten, sistemleri birbirine bağlanabilen ilkini kurun.

Vera Bilişim, İstanbul Kartal'da 2008'den beri çalışan bir dijital pazarlama ve yapay zeka ajansıdır. Otomasyon tarafında tahsilat hatırlatma akışları, gelen teklif taleplerine otomatik ilk yanıt, haftalık otomatik raporlama, görev ve vardiya hatırlatmaları, mevcut e-tablo, e-posta, CRM ve muhasebe araçlarının birbirine bağlanması ve her otomasyonun kazandırdığı sürenin ölçülmesi kapsam içindedir. Logo, Netsis, Mikro, Paraşüt, DİA, Shopify, WooCommerce ve Trendyol tarafında entegrasyon deneyimimiz var. Fiyat kapsam keşif görüşmesinde belirlenir ve teklifte kalem kalem yazılır: iş süreci otomasyonları.