E-Arşiv Fatura Nedir?

Fark ciroda değil, alıcıdadır. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, e-arşive kayıtlı mükellefin e-faturaya kayıtlı alıcılara e-fatura, kayıtlı olmayanlara e-arşiv fatura düzenlemesini zorunlu tutar.

İşleyiş de farklıdır: e-fatura GİB sistemi üzerinden alıcının hesabına gider, e-arşiv fatura ise alıcıya doğrudan iletilir ve GİB'e rapor olarak bildirilir. Tebliğe göre alıcıya iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyende kalan elektronik hâli ikinci nüsha hükmündedir. Elektronik ortamda iletildiyse ayrıca kâğıda basılmasına gerek yoktur.

Temel tanım için e-fatura nedir sayfasına bakabilirsiniz.

Kural basittir: e-fatura uygulamasına dâhil olan herkes e-arşive de geçmek zorundadır. İkisi ayrı takvim değildir; Tebliğ, e-faturaya sonradan dâhil olanların aynı süreler içinde e-arşive de geçmesini ister. Tersi de geçerlidir, e-arşive dâhil olmanın ön şartı e-fatura uygulamasına dâhil olmaktır.

İnternetten satış tarafında ayrı bir takvim vardır. Aracı hizmet sağlayıcıları, internette ilan yayınlayanlar ve internet reklamcılığı hizmet aracıları 1/1/2020'ye kadar geçmiştir; sonradan bu işe başlayanlar işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içinde geçer. İnternetten mal veya hizmet satanlardan 500 Bin TL haddine girenler ise ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar geçer; 2025 hesap döneminde eşiği aşan için bu tarih 1/7/2026'dır. İnternetten satışta faturada bulunması gereken bilgileri e-ticaret yasal zorunluluklar sayfasında anlattık.

Başkanlık ayrıca riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük bulduğu mükelleflere, faaliyet, sektör ve ciroya bakmaksızın yazılı bildirimle ve en az 3 ay süre vererek e-arşiv zorunluluğu getirebilir. Eşiklerin tamamı e-fatura zorunluluğu sayfasında.

Burası en çok yanlış bilinen kalemdir. e-Arşiv uygulamasına dâhil olmayan bir mükellefin hangi tutarın üstündeki faturayı e-arşiv olarak düzenlemek zorunda olduğu sorusunun 2026 cevabı, mükellefin defter tutma esasına göre değişir.

Yaygın olarak bilinen 5.000 TL ve 30.000 TL rakamları 2026'da yürürlükte değildir. Bu tutarlar 2020 ile 2024 arasındaki döneme aittir. 573 Sıra No.lu Tebliğ (Resmî Gazete 12/11/2024, sayı 32720) ikisini birden 3 Bin TL'ye indirmiş, 589 Sıra No.lu Tebliğ (Resmî Gazete 31/12/2025, sayı 33124, 5. Mükerrer) ise 1/1/2026'dan itibaren tutar sınırını tamamen kaldırmıştır. Basit usul ve işletme hesabı mükelleflerinde sınır bir yıl daha sürer.

Bir uyarı daha: Gelir İdaresi Başkanlığının e-arşiv tanıtım sayfalarında eski rakamlar ve eski kılavuz bağlantısı hâlâ duruyor. Tanıtım sayfası değil, 509 sayılı Tebliğin IV.2.4.3 bölümü esastır.

Süre her iki işlem için de 8 gündür ve belgenin alıcıya iletildiği tarihten başlar. Dayanağı, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 21 inci maddesinin ikinci fıkrasıdır: fatura alan kişi 8 gün içinde itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır.

İptal ile itiraz aynı şey değildir. İptal, GİB'in iptal portali üzerinden yapılır ve gerçek bir iptaldir; GİB kılavuzuna göre karşı tarafın onaylama zorunluluğu yoktur. İtiraz ise portaldan yapılmaz. İtirazın kendisi Türk Ticaret Kanununun 18 inci maddesinin üçüncü fıkrasındaki dört yoldan biriyle yapılmak zorundadır:

• Noter aracılığıyla.
• Taahhütlü mektupla.
• Telgrafla.
• Güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemiyle.

Bu yollarla yapılan itiraz, 509 sayılı Tebliğin V.10 bölümü uyarınca 1/5/2021'den beri ayrıca elektronik ortamda Başkanlık sistemine bildirilir. Kılavuzun kendi cümlesiyle, bildirimin amacı ihtar ve itiraz hakkında Başkanlığa bilgi vermektir. Yani portal itiraz etmez, itirazı duyurur.

e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gereken bir belge kâğıt düzenlenirse, faturayı düzenleyen ile nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcı hakkında, her bir kâğıt fatura için ayrı ayrı Vergi Usul Kanununun 353 üncü maddesindeki ceza uygulanır. 2026'da ilk tespitte asgari tutar 17.000 TL'dir; merdivenin tamamı e-fatura zorunluluğu sayfasındaki tabloda. Bunlar idari para cezasıdır, üzerine KDV eklenmez.

Biz muhasebeci ya da mali müşavir değiliz; beyanname ve vergi danışmanlığı yapmıyoruz. Yaptığımız iş, e-arşiv akışını ön muhasebe, ERP ve e-ticaret sisteminize bağlamaktır. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.