E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği belgeyi kimin neyle onaylayacağını net ayırır: tüzel kişiler mali mühürle onaylar, gerçek kişiler nitelikli elektronik sertifikayla imzalar ya da mali mühürle onaylar. Tebliğin tanımına göre NES "yalnızca gerçek kişi mükelleflerce" kullanılabilir.

Pratik sonuç: şahıs firmasında hâlihazırda bir e-imzanız varsa ayrıca mali mühür almak zorunlu değildir. Şirkette ise e-imza mali mührün yerine geçmez.

Tebliğ, mali mührün Başkanlık adına TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM tarafından hazırlanan elektronik sertifika altyapısı olduğunu yazar ve başvuru, işleyiş ve kullanıma ilişkin tüm bilgi ve belgeler için mm.kamusm.gov.tr adresine yönlendirir.

Tek kaynak değildir. Tebliğin aynı bölümü, Başkanlığın Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunca yetkilendirilmiş elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarını da mali mühür üretimi ve satışı için yetkilendirebileceğini ve yetkilendirilenlerin listesinin ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanacağını söyler. Güncel listeyi oradan kontrol edin.

Mali mührün bedeli ve kaç günde teslim edildiği tebliğ metninde yayımlanmıyor. Bu iki bilgi için mm.kamusm.gov.tr adresine bakmak gerekir; biz burada rakam yazmıyoruz.

İki yükümlülüğü atlamayın: unvan değişikliğinde eski unvanı taşıyan sertifika geçerliliğini kaybeder ve değişikliği izleyen 15 gün içinde yeni unvana uygun sertifika başvurusu yapılması gerekir. Mühür, bildirilen yetkililerin kontrolünde kullanılır; yetkili değişirse yenisi derhal belirlenip bildirilir.

Tebliğ, uygulamaya dâhil olmak isteyen mükellefin hem e-fatura düzenleyebilme ve iletebilme konusunda gerekli hazırlıkları tamamlamış olmasını hem de yararlanma yöntemine uygun başvuruyu yapmasını ister. Sıra şöyledir:

• Elektronik sertifikayı temin edin: tüzel kişide mali mühür, gerçek kişide NES ya da mali mühür.
• Kullanım yönteminizi seçin: GİB Portal, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon. Üçünün farkı özel entegratör nedir sayfasında.
• Başvuruyu ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan Başvuru Kılavuzlarına uygun biçimde elektronik ortamda yapın.
• Fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayın: fatura düzenleyeceğiniz yazılımın hazır olması, ürün ve cari kayıtlarının doğru olması, arşivleme akışının kurulması.
• Kullanıcı hesabınız Başkanlıkça tanımlandıktan sonra belge düzenlemeye başlayın.

Ekran ve buton tarifi vermiyoruz; GİB portalının arayüzü değişiyor, resmi adım ve kılavuzlar ise sabittir.

Tek bir süre yoktur ve resmi kaynak gün sayısı vermez. Tebliğ, GİB Portal ve özel entegratör yöntemlerinde yalnızca "kullanıcı hesaplarının Başkanlık tarafından tanımlanması" ifadesini kullanır; GİB'in başvuru sayfası da bir süre yazmaz. Bu bilgi resmi kaynakta yayımlanmıyor, bu yüzden burada gün sayısı vermiyoruz.

Doğrudan entegrasyon yöntemi için Tebliğde yazılı süreler vardır: değerlendirme aşamasında eksikliği tespit edilen mükellefe eksikleri gidermesi için yazıyla 1 yıl süre verilir, bu sürede giderilmezse başvuru reddedilebilir ve reddi izleyen 6 ay içinde yapılan yeni başvurular kabul edilmez. Entegrasyon çalışmalarının da başvuru tarihinden itibaren en geç 1 yıl içinde tamamlanması zorunludur.

Planlama için doğru cümle şudur: zorunluluk tarihi son başvuru tarihi değildir. Tebliğ her bentte "başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak" der; yani o tarihte fiilen belge kesiyor olmanız beklenir.

e-Faturaya geçen mükellef aynı süreler içinde e-arşiv faturaya da geçer. Müstahsil makbuzu düzenliyorsanız e-müstahsil makbuzu da aynı süre içinde devreye girer. E-defterde ise yıl içinde zorunlu geçenler için izleyen yılın başı beklenir. E-irsaliyenin kendi eşiği ayrıdır.

Biz muhasebeci ya da mali müşavir değiliz; beyanname, defter tasdiki ve vergi danışmanlığı yapmıyoruz. Yaptığımız iş, ön muhasebe ya da ERP tarafının e-belge akışına bağlanması, e-ticaret ve pazaryeri siparişlerinin faturaya dönüşmesidir. Hangi belgeye hangi tarihte geçeceğiniz konusunda mali müşavirinize danışın.