E-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, Vergi Usul Kanununun 230 uncu maddesi uyarınca kâğıt ortamda düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik belge olarak düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda saklanmasıdır. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, bunun yeni bir belge türü olmadığını, kâğıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliğe sahip olduğunu yazar.

Uygulamaya girmenin ön şartı, e-fatura uygulamasına dâhil olmaktır. e-Faturası olmayan bir mükellef e-irsaliye kullanamaz.

Zorunluluk iki koldan gelir: ciro eşiği ve sektör. Ciro eşiğinde iki şart birlikte aranır, hem e-faturaya kayıtlı olmak hem eşiği aşmak gerekir.

Aşağıdaki gruplarda ciroya hiç bakılmaz. Hepsinde geçiş, şartın sağlandığı ayı izleyen dördüncü ayın başıdır; sebze ve meyve ticaretinde ilk tarih 1/1/2020'dir.

• ÖTV Kanununa ekli (I) sayılı listedeki mallar nedeniyle EPDK'dan lisans alanlar.
• ÖTV Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa, ithal edenler ve ana bayi ya da distribütör olarak pazarlayanlar.
• 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında işletme ruhsatı ya da sertifikası sahipleri ve bunlarla sözleşmeye dayanarak maden üretenler.
• 4634 sayılı Şeker Kanununda tanımlanan şekerin imalini gerçekleştirenler.
• Demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali ya da ihracı işiyle uğraşanlar; ticari kazancı basit usulde tespit edilenler hariç.
• Tarım ve Orman Bakanlığının Gübre Takip Sistemine kayıtlı kullanıcılar.
• 5957 sayılı Kanuna göre komisyoncu ya da tüccar olarak sebze ve meyve ticareti yapanlar.

Başkanlık ayrıca risk temelli olarak, yazılı bildirimle ve en az 3 ay süre vererek zorunluluk getirebilir.

Hayır ve buradaki kural e-faturadakinden farklıdır. e-Faturada karşı taraf kayıtlı değilse e-arşiv devreye girer. e-İrsaliyede ise Tebliğ, uygulamadan yararlanan mükelleflerin e-irsaliyeye kayıtlı olmayanlara da sevk irsaliyesini e-irsaliye olarak düzenleyeceğini yazar. Değişen tek şey teslim biçimidir: alıcının talebine göre elektronik ya da kâğıt ortamda verilir.

Sevkte uyulacak kurallar şunlardır:

• e-İrsaliye malın fiili sevkinden önce düzenlenir ve Başkanlık sistemlerine başarıyla iletilir; bu, fiili sevk için yeterlidir.
• Araç içinde bir örnek kâğıt çıktının bulundurulması ya da belgenin elektronik olarak görüntülenebilmesi zorunludur.
• Bu kâğıt çıktıda ıslak imza ya da kaşe bulunması zorunlu değildir.
• Fatura e-irsaliyeden önce düzenlendiyse, e-irsaliyede faturanın tarih ve belge numarasına da yer verilir.

Geçebilir. e-Faturaya kayıtlı mükelleflerin birbirlerine düzenledikleri e-faturada düzenleme tarihinin yanında düzenleme zamanı saat ve dakika olarak gösterilirse, e-faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Bunun için çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması ve çıktının satıcı ya da yetkilisi tarafından imzalanması gerekir. Ayrıca bu imkândan yararlanabilmek için e-faturanın malın teslimi anında düzenlenmiş olması şarttır.

Benzer bir imkân e-arşiv fatura için de vardır: alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen e-arşiv fatura irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir.

Sevk irsaliyesi, faturadan farklı bir ceza merdivenine tabidir. Elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekirken kâğıt düzenlenmesi hâlinde Vergi Usul Kanununun 353 üncü maddesinin 2 numaralı bendi uygulanır. Tutarlar 588 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle 1/1/2026'dan geçerlidir.

Her bir belge nevi için kesilecek cezanın toplamı, her bir tespit için 1.400.000 TL'yi, bir takvim yılı içinde ise 14.000.000 TL'yi geçemez. Bu merdiven faturanınkiyle aynı değildir; fatura tarafı için e-fatura zorunluluğu sayfasındaki tabloya bakın. İkisi de idari para cezasıdır, üzerine KDV eklenmez.

Biz muhasebeci ya da mali müşavir değiliz; yaptığımız iş, sevk sürecinin ERP ve depo tarafıyla e-irsaliye akışını birbirine bağlamaktır. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.