İş Süreci Otomasyonu Nedir, Nasıl Kurulur?

Microsoft'un Power Automate dokümanına göre bulut akışları (cloud flow), uygulamalarınızı ve servislerinizi birbirine bağlayan otomatik iş akışlarıdır. Aynı dokümanın ifadesiyle bu akışlar bir e-postanın gelmesi gibi olaylarla ya da günün belirli bir saatiyle tetiklenir ve birden çok serviste eylem yapabilir.

Bağlantı işini bağlayıcılar (connector) üstlenir. Microsoft'un bağlayıcı dokümanına göre bir bağlayıcı, servisin kendi yeteneklerini dışa açar: "dosya oluştur" gibi eylemleri ve "yeni bir kayıt eklendiğinde" gibi tetikleyicileri. Yani otomasyon aracı ekrana bakmaz, servisle servisin kendi diliyle konuşur. Ekran üzerinden çalışan yöntem ayrı bir konudur, onu RPA nedir sayfasında anlattık.

Kural tabanlı otomasyonun tanımlayıcı özelliği şudur: akışın izleyeceği yol önceden yazılır. Aynı girdi geldiğinde aynı adımlar aynı sırayla koşar.

Hangi aracı kullanırsanız kullanın, bir akış aynı parçalardan kurulur. Parçaları ayrı ayrı yazmak, süreci konuşurken işi kolaylaştırır.

Tetikleyicinin iki çalışma biçimi var. Birincisinde araç karşı sistemi belirli aralıklarla yoklar, ikincisinde olay gerçekleştiğinde karşı sistem veriyi otomasyon aracına gönderir. Bu aralıklar plana göre değişir: Zapier'ın fiyat sayfasındaki karşılaştırma tablosuna göre kontrol sıklığı ücretsiz planda 15 dakika, Professional planında 2 dakika, Team ve Enterprise planlarında 1 dakikadır. Make'in fiyat sayfasına göre en kısa zamanlama aralığı ücretsiz planda 15 dakika, ücretli planlarda 1 dakikadır. Okuma tarihi 20 Eylül 2026.

Kural tabanlı otomasyon için uygun işlerin ortak yanı, adımlarının yazıya dökülebilmesidir:

• Her seferinde aynı sırayla yapılan işler.
• Girdisi yapılandırılmış olanlar: form, e-tablo satırı, fatura kaydı, gelen e-posta.
• Kuralı bir cümleyle söylenebilenler: "şu olursa şunu yap".
• Sık tekrarlananlar. Keşif görüşmesinde sıralamayı biz de buna göre yapıyoruz: ayda bir koşan bir akış yerine her gün tekrar eden bir akışla başlıyoruz.
• Karşı tarafın bir API'si ya da hazır bağlayıcısı olanlar.

Uygun olmayan tarafı da açık yazmak gerekir. Anthropic'in ajanlar üzerine yayımladığı mühendislik yazısına göre model odaklı yaklaşım, "gereken adım sayısını önceden kestirmenin zor ya da imkansız olduğu ve sabit bir yolun kodlanamadığı" açık uçlu problemler için uygundur. Bunun tersi bizim ölçütümüzdür: yolu kodlayamıyorsanız o iş kural tabanlı akışa oturmaz.

İkinci sınır teknik: otomatikleştirmek istediğiniz sistemin dışarıya açılmış bir arayüzü yoksa akış o sisteme bağlanamaz. Bu durumda ekran üzerinden çalışan yöntem gündeme gelir.

Ayrım tek bir soruya bakar: adımların sırasını kim belirliyor? Anthropic'in aynı yazısındaki tanıma göre iş akışları (workflow), büyük dil modellerinin ve araçların önceden yazılmış kod yolları üzerinden yönetildiği sistemlerdir; ajanlar ise modelin kendi sürecini ve araç kullanımını kendisinin yönlendirdiği sistemlerdir.

Aynı kaynak hangisinin nerede iyi olduğunu da söylüyor: iş akışları iyi tanımlanmış işlerde öngörülebilirlik ve tutarlılık sunar, ajanlar ise esneklik ve modelin karar vermesi gerektiğinde daha iyi seçenektir.

Pratikte ikisi birlikte de kurulabilir. Akışın iskeleti kuraldır, içindeki tek bir adım modele bırakılır. Konunun yapay zeka tarafı için yapay zeka otomasyonu nedir, KOBİ'ler için yapay zeka otomasyonu ve yapay zeka ajanı nedir sayfalarına bakabilirsiniz.

Sıralama kurulum emeğini düşürür:

1. Süreci bugünkü haliyle adım adım yazın. Kim ne yapıyor, hangi ekranda.
2. Tetikleyiciyi, koşulu ve eylemi ayrı satırlara ayırın.
3. Her sistemin bağlayıcısı ya da API'si var mı kontrol edin.
4. Tek bir akışla başlayın, en çok tekrar edeni seçin.
5. Hata durumunu ve akış yeniden çalıştırılırsa ne olacağını baştan tanımlayın.
6. Kazanılan süreyi ölçün ki bir sonraki akışa karar verebilesiniz.

Vera Bilişim, İstanbul Kartal'da 2008'den beri çalışan bir dijital pazarlama ve yapay zeka ajansıdır. Otomasyon tarafında tahsilat hatırlatma akışları, gelen teklif taleplerine otomatik ilk yanıt, haftalık otomatik raporlama, görev ve vardiya hatırlatmaları, mevcut e-tablo, e-posta, CRM ve muhasebe araçlarının birbirine bağlanması ve her otomasyonun kazandırdığı sürenin ölçülmesi kapsam içindedir. Fiyat kapsam keşif görüşmesinde belirlenir ve teklifte kalem kalem yazılır. Ayrıntı için iş süreci otomasyonları sayfasına bakabilirsiniz.